Η λειτουργία της αίθουσας κλήσης είναι πολύ σημαντική στη σωστή και ομαλή  διεξαγωγή όλων των διοργανώσεων. Στις σημαντικές εγχώριες διοργανώσεις όπως τα  Πανελλήνια Πρωταθλήματα και οι διεθνείς διοργανώσεις,  η λειτουργία της αίθουσας κλήσης περιορίζεται αποκλειστικά και μόνο στη δήλωση συμμετοχής του αθλητή.
 
Όλες οι υπόλοιπες σημαντικές λειτουργίες της Αίθουσας Κλήσης όπως έλεγχο της ενδυμασίας των αθλητών, έλεγχο της διαφήμισης, έλεγχος των αντικειμένων που μπορεί ο αθλητής να φέρει στον αγωνιστικό χώρο καθώς και η προγραμματισμένη είσοδο στον αγωνιστικό χώρο συνοδεία κριτή παραβλέπονται. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα οι αθλητές που μετέχουν σε μεγάλες διοργανώσεις να έρχονται αντιμέτωποι με λειτουργίες που είναι πρωτόγνωρες για αυτούς αλλά ταυτόχρονα διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην προετοιμασία τους προκειμένου να συμμετέχουν στο αγώνισμά τους (προκριματικός ή τελικός).
 
H Επιτροπή Αγώνων του ΣΕΓΑΣ στοχεύοντας στην άριστη, από κάθε πλευρά, διοργάνωση του Πανελλήνιου Πρωταθλήματος Ανδρών – Γυναικών καθώς και στην καταλληλότερη και σωστότερη προετοιμασία των αθλητών μας που μετέχουν σε διεθνείς διοργανώσεις προχώρησε στην εφαρμογή των διεθνών κανονισμών που διέπουν τη λειτουργία της Αίθουσας Κλήσης στο Πανελλήνιο Πρωτάθλημα Ανδρών – Γυναικών.
 
Για το λόγο αυτό συντάχθηκαν οι παρακάτω οδηγίες προκειμένου όλοι οι εμπλεκόμενοι με τη διοργάνωση (αθλητές, προπονητές, εκπρόσωποι  συλλόγων κ.α.) να εξοικειωθούν με τις διαδικασίες για την καλύτερη εξυπηρέτησή τους.
 
1. Δήλωση παρουσίας – Τμήμα Γραμματείας
 
1.1 Η δήλωση παρουσίας των αθλητών στην Αίθουσα Κλήσης θα γίνεται σύμφωνα με τον παρακάτω πίνακα:
 
 

 

Αγώνισμα

Δήλωση παρουσίας

σε Αίθουσα Κλήσης

(τμήμα γραμματείας)*

Ολοκλήρωση δηλώσεων

& κλείσιμο πινακίου*

Δρομικά αγωνίσματα

(εκτός των αγωνισμάτων που

διεξάγονται απ’ ευθείας σε τελικό)

1:15

1:00

Οριζόντια Άλματα &

Ρίψεις

1:15

1:00

Άλμα σε Ύψος

1:30

1:15

Άλμα Επί Κοντώ

1:30

1:15

 

 
*πριν την ώρα έναρξης του συγκεκριμένου αγωνίσματος
 
Σε περίπτωση που δεν θα διεξαχθεί προκριματικός οι αθλητές θα πρέπει να παρουσιάζονται στον Έφορο του αγωνίσματος, την ώρα έναρξης του συγκεκριμένου αγωνίσματος, για επιβεβαίωση της παρουσίας τους και οριστικοποίηση των συμμετοχών στον τελικό του αγωνίσματος. 
Αθλητής που δεν παρουσιάζεται στον Έφορο δεν θα συμμετέχει στον τελικό.
 
ΠΡΟΣΟΧΗ: στους προκριματικούς των αγωνισμάτων που έχει ανακοινωθεί στο site της Ομοσπονδίας ότι δεν θα διεξαχθεί προκριματικός, οι αθλητές-τριες των αγωνισμάτων δεν οφείλουν να παρουσιάζονται για παρουσία στον Έφορο τους αγωνίσματος ή στην αίθουσα κλήσης.
 
1.2 Αγωνίσματα Σκυταλοδρομιών
Παρουσία – δήλωση συμμετεχόντων αθλητών ή δήλωση συμμετοχής από τον εκπρόσωπο του σωματείου, με την προσκόμιση των δελτίων, ΜΕ ΤΗΝ ΕΝΑΡΞΗ ΤΟΥ ΑΠΟΓΕΥΜΑΤΙΝΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΟΧΙ ΑΡΓΟΤΕΡΑ ΑΠΌ ΤΙΣ ΩΡΕΣ ΠΟΥ ΑΝΑΦΕΡΟΝΤΑΙ ΣΤΟΝ ΠΑΡΑΚΑΤΩ ΠΙΝΑΚΑ:
 

 

Αγώνισμα

Προθεσμία για επιβεβαίωση συμμετοχής σε σκυτάλες

 

Σάββατο, 17.06.17

4Χ100μ. Γυναικών

19:30

4Χ100μ. Ανδρών

19:45

 

Κυριακή, 18.06.17

4Χ400μ. Γυναικών

19:15

4Χ400μ. Ανδρών

19:30

 

 
•Χρόνος ολοκλήρωσης των συμμετοχών (κλείσιμο πινακίου) 2:00 πριν την έναρξη του αγωνίσματος.
•Κλήρωση διαδρόμων 1:00 πριν την έναρξη του αγωνίσματος. Η κλήρωση θα πραγματοποιηθεί στην αίθουσα κλήσης και θα πρέπει να παρευρίσκεται εκπρόσωπος του συλλόγου.
•Μετά την κλήρωση των διαδρόμων καμία αλλαγή δεν θα πραγματοποιείται.
 
ΟΙ ΑΘΛΗΤΕΣ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ ΝΑ ΕΧΟΥΝ ΜΑΖΙ ΤΟΥΣ ΤΟ ΑΤΟΜΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΑΘΛΗΤΙΚΗΣ ΙΔΙΟΤΗΤΑΣ.
 
1.3 Αγωνίσματα που διεξάγονται απ’ ευθείας σε τελικό
Για τα αγωνίσματα των 1.500μ.,  5.000μ. και 3.000μ. με Φυσικά Εμπόδια  που θα γίνουν απευθείας τελικοί, οι εκπρόσωποι των σωματείων, ή αυτοπροσώπως οι ίδιοι οι αθλητές-τριες, θα πρέπει να προβούν στην οριστική δήλωση συμμετοχής των αθλητών-τριών ΜΕ ΤΗΝ ΕΝΑΡΞΗ ΤΟΥ ΑΠΟΓΕΥΜΑΤΙΝΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΟΧΙ ΑΡΓΟΤΕΡΑ ΑΠΌ ΤΙΣ ΩΡΕΣ ΠΟΥ ΑΝΑΦΕΡΟΝΤΑΙ ΣΤΟΝ ΠΑΡΑΚΑΤΩ ΠΙΝΑΚΑ:
 
Αγώνισμα Προθεσμία για επιβεβαίωση συμμετοχής
1.500μ.18:00
5.000μ.18:00
3.000μ. με Φ.Ε.19:00
 
 
2. Έλεγχος αθλητών στην Αίθουσα Κλήσης  - Τμήμα ελέγχου αθλητών
Οι υπόλοιπες διαδικασίες λειτουργίας της Αίθουσας Κλήσης, σύμφωνα με τους κανονισμούς της Διεθνούς ομοσπονδίας Στίβου (IAAF) που εφαρμόζονται στις Διεθνείς Διοργανώσεις, όπως η συγκέντρωση των αθλητών και η διεξαγωγή όλων των απαραίτητων ελέγχων, πρόκειται να εφαρμοστούν και στο Πανελλήνιο Πρωτάθλημα προκειμένου οι αθλητές-αθλήτριες εν όψει της συμμετοχής τους στις Διεθνείς Διοργανώσεις της τρέχουσας αγωνιστικής περιόδου να εξοικειωθούν με αυτές και να μην αντιμετωπίζουν προβλήματα προσαρμογής. 
 
2.1 Συγκέντρωση - παρουσία των αθλητών-αθλητριών για έλεγχο πριν την έναρξη του αγωνίσματος
Με ευθύνη των υπευθύνων των συλλόγων οι αθλητές θα πρέπει να ενημερωθούν για τις συγκεκριμένες ώρες εισόδου στην Αίθουσας Κλήσης – Τμήμα Ελέγχου, προκειμένου να διεξαχθούν όλοι οι προκαθορισμένοι έλεγχοι καθώς και να εισέλθουν στον αγωνιστικό χώρο με τη συνοδεία κριτών.
 
Οι αθλητές θα πρέπει να παρουσιάζονται στην Αίθουσα Κλήσης – Τμήμα Ελέγχου τις ώρες που αναφέρονται, πριν από την ώρα έναρξης του αγωνίσματός τους, στον παρακάτω πίνακα:
 

Αγώνισμα

Είσοδος σε

Αίθουσα Κλήσης

(τμήμα ελέγχου)

Έξοδος από

Αίθουσα Κλήσης

(τμήμα ελέγχου)

Άφιξη σε χώρο αγωνίσματος

Δρομικά αγωνίσματα

(εκτός εμποδίων)

20 λεπτά

15 λεπτά

10 λεπτά

Αγωνίσματα εμποδίων

25 λεπτά

20 λεπτά

15 λεπτά

Οριζόντια Άλματα &

Ρίψεις

40 λεπτά

35 λεπτά

30 λεπτά

Άλμα σε Ύψος

50 λεπτά

45 λεπτά

40 λεπτά

Άλμα Επί Κοντώ

70 λεπτά

65 λεπτά

60 λεπτά

 
Αναλυτικός πίνακας με τις ώρες παρουσίας των αθλητών στην Αίθουσα Κλήσης – Τμήμα Ελέγχου, ανά σειρά και αγώνισμα, εμφανίζονται στον Συνημμένο Πίνακα 1.
 
Αθλητές – αθλήτριες που προσέρχονται καθυστερημένα στην Αίθουσα Κλήσης – Τμήμα Ελέγχου θα αποκλείονται από τη συμμετοχή τους στο αγώνισμα.
 
Προσοχή: Η είσοδος στην Αίθουσα Κλήσης – Τμήμα ελέγχου επιτρέπεται ΜΟΝΟ στους συμμετέχοντες αθλητές-τριες. Η είσοδος προπονητών και εκπροσώπων των συλλόγων ή συνοδών ΔΕΝ επιτρέπεται.
 
2.2 Έλεγχοι που πραγματοποιούνται
Οι παρακάτω έλεγχοι θα διεξάγονται στα αντικείμενα τα οποία και θα πρέπει να είναι σύμφωνα με τους κανονισμούς Διαφήμισης και Αγώνων της IAAF.
•Αγωνιστική στολή
•Αγωνιστικά παπούτσια
•Τσάντες
•Αντικείμενα που δεν είναι εγκεκριμένα για είσοδο στον αγωνιστικό χώρο / Συνημμένος Πίνακας 2 (ραδιόφωνο, walkman, κινητά τηλέφωνα, κάμερες κ.α.) θα παρακρατούνται και θα επιστρέφονται στους κατόχους τους σε συγκεκριμένο χώρο δίπλα από την Αίθουσα κλήσης, με την επίδειξη της απόδειξης.
 
ΟΙ ΥΠΕΥΘΥΝΟΙ ΤΩΝ ΣΥΛΛΟΓΩΝ ΠΑΡΑΚΑΛΟΥΝΤΑΙ ΝΑ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΟΥΝ ΌΤΙ ΟΙ ΑΘΛΗΤΕΣ ΤΟΥΣ ΕΙΝΑΙ ΕΝΗΜΕΡΩΜΕΝΟΙ ΚΑΙ ΔΕΝ ΘΑ ΠΡΟΣΚΟΜΙΖΟΥΝ ΑΠΑΓΟΡΕΥΜΕΝΑ ΕΙΔΗ ΣΤΗΝ ΑΙΘΟΥΣΑ ΚΛΗΣΗΣ ΠΡΟΚΕΙΜΕΝΟΥ ΟΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΝΑ ΔΙΕΞΑΓΟΝΤΑΙ ΑΠΡΟΣΚΟΠΤΑ ΚΑΙ ΧΩΡΙΣ ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΕΙΣ.
 
3. Συνοδεία σε χώρο διεξαγωγής αγωνίσματος
 
Μετά την ολοκλήρωση των ελέγχων οι αθλητές θα συνοδεύονται από κριτές στο χώρο διεξαγωγής του αγωνίσματός τους.
Κανείς αθλητής δεν θα εισέρχεται από μόνος του στον αγωνιστικό χώρο.